Google Docs: Trucos poco conocidos para aumentar tu productividad

No tengas miedo de hacer clic, probar y descubrir qué más puede hacer esta herramienta por ti.

Google Docs se ha convertido en una herramienta esencial para muchas personas, ya sea para el trabajo, el estudio o el uso personal. Es una buena alternativa a Microsoft Word, con la ventaja de ser completamente online y gratuito. Sin embargo, a pesar de su popularidad, no todos conocen todas sus funciones.

Mucha gente usa Google Docs solo para lo básico: escribir texto, formatear un párrafo e imprimir un documento. Pero va mucho más allá. Tiene funciones ocultas que pueden simplificar mucho la vida y aumentar la productividad. ¡Quédate hasta el final y descúbrelo!

1. Escritura por voz

¿Alguna vez has pensado en dictar tus textos en lugar de escribirlos? En Google Docs, es totalmente posible. La herramienta de dictado por voz es una función fantástica para quienes necesitan escribir rápido y no quieren preocuparse demasiado por el formato al principio. Simplemente habla y Google Docs convierte tu voz en texto.

Claro que la escritura por voz no es perfecta. A veces puede fallar una o dos palabras, pero en general funciona muy bien. Lo mejor de todo es que esta función también está disponible en dispositivos móviles, lo que significa que puedes dictar tus textos desde cualquier lugar. Para usarla en dispositivos móviles, necesitas tener instalado GBoard.

2. Historial de versiones

¿Sabes cuando estás trabajando en un documento importante y de repente te das cuenta de que has borrado algo crucial? ¿O cuando varias personas están editando y necesitas volver a una versión anterior? Google Docs tiene una herramienta increíble para esto: el historial de versiones.

Con el historial de versiones, puedes ver todos los cambios realizados en el documento a lo largo del tiempo. Puedes ver quién hizo cada cambio y cuándo, y lo mejor de todo, puedes restaurar versiones anteriores del documento con solo unos clics. Esto es sumamente útil para el trabajo en equipo, donde varias personas colaboran y realizan cambios.

Para acceder a tu historial, simplemente ve a "Archivo" y luego a "Historial de versiones". Allí verás una lista de todas las versiones guardadas, con la fecha y el nombre de la persona que realizó los cambios. Después, elige la versión que quieras y haz clic en "Restaurar esta versión". Así de sencillo.

3. Creación de un enlace público

Google Docs ofrece una forma muy cómoda de compartir documentos: publicarlos en la web. ¿Necesitas que varias personas vean un archivo sin necesidad de darles permiso para editarlo? Aquí es donde entra en juego esta función. Crea un enlace público a tu documento.

Al publicar, Google Docs genera una dirección web que puedes enviar a quien quieras . La persona abre el enlace y ve el documento en una versión simplificada, sin las herramientas de edición. Esto es ideal para compartir manuales, informes o cualquier otro material que necesite ser difundido ampliamente.

4. Diccionario personal

Google Docs te permite crear un diccionario personal. Esto resulta muy útil al trabajar con términos técnicos o jerga específica de un campo . Por ejemplo, imagina que estás redactando un informe sobre un nuevo software y necesitas usar términos que el corrector ortográfico no reconoce.

Al añadir estos términos a tu diccionario personal , evitas que Google Docs los marque repetidamente como errores. De esta forma, podrías personalizar la herramienta para que se adapte a tu vocabulario específico, haciendo que escribir sea más eficiente y menos frustrante.

Para añadir palabras a su diccionario personal, haga clic derecho en la palabra subrayada y seleccione "Añadir al diccionario". Esto evita que el sistema la identifique como un error en el futuro. Como ya se mencionó, esta función es útil para nombres propios, términos técnicos e incluso variantes regionales.

5. Dibujos y diagramas

Google Docs te permite insertar dibujos y diagramas directamente en tu documento, ampliando así las posibilidades de edición. Esta función facilita la creación de diagramas de flujo, diagramas e ilustraciones que complementan tu contenido. También es útil para que tus informes y presentaciones sean más visuales y organizados.

Para insertar un dibujo: ve a «Insertar» y luego a «Dibujo». Esto te permite elegir entre crear un dibujo nuevo o importar uno que ya tengas en Google Drive . Aunque la herramienta de dibujo es básica, es ideal para crear elementos sencillos y rápidos. Puedes añadir formas, líneas, texto e incluso imágenes. Una vez terminado, el dibujo se incorpora al documento como una imagen.

6. Modo de sugerencia

El modo de sugerencias en Google Docs es ideal para los miembros del equipo. ¿Sabes cuándo necesitas revisar un texto y no quieres cambiarlo todo? Ahí es donde el modo de sugerencias resulta útil. Al fin y al cabo, te permite sugerir cambios en el documento sin modificar inmediatamente el texto original.

Así funciona: activas el modo de sugerencias y, cuando realizas algún cambio, este aparece como una sugerencia para que el autor original la acepte o la rechace . Es como dar retroalimentación directa sobre el documento sin alterar la versión original. Esto evita malentendidos y facilita el debate sobre los cambios.

¡Eso es todo! Google Docs puede convertirse en un poderoso aliado para organizar tus ideas y colaborar con otros de forma mucho más sencilla. Ya que has llegado hasta aquí, aprovecha esta oportunidad para aprender a usar Excel : atajos y funciones que necesitas conocer. ¡Hasta la próxima!